Anforderungs-Management

Vor der Definition und Einführung neuer Prozesse oder der Änderung bestehender Prozesse ist ein Anforderungs-Management sehr sinnvoll. Dies gilt gleichermaßen auch bei Neueinführung oder Erweiterungen von Software-Systemen (unabhängig davon, ob Eigenentwicklung oder Lieferung durch Externe).

Bei Ausschreibungen und klassischer Vorgehensweise kann das Ergebnis der Anforderungs-Aufnahme z.B. ein möglichst vollständiges Lastenheft sein. Aus unserer Erfahrung dreht sich die Welt in der Erstellungsphase von Lasten- und darauf aufbauendem Pflichtenheft aber weiter, so dass das „finale Pflichtenheft“ bereits bei der Vorstellung häufig schon zumindest teilweise wieder „veraltet“ ist. Außerdem ist es nahezu unmöglich, alle Eventualitäten von vornherein theoretisch zu berücksichtigen, vielmehr ergeben sich gerade beim Endanwender wichtige Erkenntnisse meistens erst dann, wenn man praktisch mit dem neuen System arbeitet (und sei es auch zunächst nur in einer TEST-Umgebung).

Aus diesem Grund verfolgen wir daher einen eher agilen Ansatz mit dem Ziel, dem Endanwender möglichst frühzeitig erste Prototypen oder Teilfunktionen in einer TEST-Umgebung zur Verfügung zu stellen. Erkenntnisse aus dieser frühzeitigen Einbindung der Anwender können dann direkt in die weitere Entwicklung mit einfließen.

Agile Vorgehensweise bedeutet allerdings nicht, dass man halt „einfach mal drauflos baut“, denn dies würde so zumindest nicht wirtschaftlich oder effizient zum Ziel führen. Erst durch eine Rahmenstruktur vereint man die Vorteile der agilen Vorgehensweise mit einer gewissen Planbarkeit und Verbindlichkeit der klassischen Vorgehensweise.

Wir bieten daher unsere Unterstützung mit folgender Vorgehensweise:

IST-Erfassung und Dokumentation

  • Wie laufen die Prozesse aktuell und wo hakt es?
  • Welche Daten fließen wie und auf welchem Weg zwischen welchen Systemen?
  • Welche Abteilungen / Personen (intern oder extern) sind beteiligt oder betroffen?

Zieldefinition

  • Aus welchem Grund und mit welchem greifbaren Ziel sollen Prozesse / IT-Systeme neu eingeführt oder geändert bzw. erweitert werden?
  • Was ist ausdrücklich nicht Ziel des Projektes?

Analyse und Erfassung der Anforderungen

  • Welche tatsächlichen Anforderungen bestehen bei allen Beteiligten aus Business-Sicht?
    („weil es bisher auch so war“ ist z.B. keine tatsächliche Anforderung…)
  • Priorisierung der Anforderungen aus Business-Sicht
  • Zusammenführung der einzelnen Business-Anforderungen zu einem relativ groben Gesamtkonzept in Zusammenarbeit mit allen Beteiligten. Über einfache MockUps und Ablaufskizzen können neue Systeme dabei z.B. schon einmal gedanklich grob durchgespielt werden.

Bei IT-Systemen: Abstimmung der fachlichen Anforderungen mit dem Entwicklerteam oder externen Lieferanten 

  • Betrachtung und Bewertung der Anforderungen aus technischer Sicht
  • Priorisierung der Anforderungen aus technischer Sicht (z.B. wegen technischer Abhängigkeiten)
  • Konkretisierung der Business-Anforderungen in technisch umsetzbare ToDos (Tickets, Issues,…)
  • Grobe Schätzung der jeweiligen Umsetzungs-Aufwände

Freigabeprozess

  • Vorstellung der Ergebnisse der Anforderungs-Erhebung in den Entscheidungs-Gremien
  • Definition des Umfangs der umzusetzenden Anforderungen
  • Definition einer groben Vorgehensweise mit erster, grober Timeline für die Umsetzung
  • Definition des zur Verfügung stehenden Budgetrahmens
  • Definition des Teams (Mitglieder, Verfügbarkeit und Zuständigkeiten)
  • Einrichten eines Change-Managements
  • Einrichtung eines Tools zur Umsetzung-Planung und -verfolgung der einzelnen, definierten ToDos (z.B. JIRA, RMsis, Vektor®, Sharepoint, …)

Umsetzung

  • Nach Freigabe des Konzeptes geht es an die Umsetzung, wobei wir je nach Bedarf
    • die Rolle des Product-Owners oder die Projektleitung übernehmen
    • die Ergebnisse der Anforderungsanalyse zur Umsetzung an den Auftraggeber übergeben
    • oder die Anforderungen an ein IT-System selbst umsetzen.
  • Detailfragen, die sich im Rahmen der Umsetzung ergeben, werden im Laufe der Umsetzung – folgend dem agilen Gedanken – direkt zwischen den Entwicklern und den jeweiligen Team-Mitgliedern aus den betroffenen Fachbereichen abgestimmt, sobald es an die konkrete Umsetzung des jeweiligen Punktes geht. Bei Bedarf stehen wir auch hierbei beratend oder koordinierend zur Verfügung.